二重管理は「システムの数字が判断に使えない」ことの症状
在庫の二重管理とは、同じ在庫を、正式なシステム（ERP・MES・WMS）と、それ以外の台帳（Excel、紙の管理表、ホワイトボード）の両方で管理している状態です。システムが2つ以上ある工場では、ERPとMESがそれぞれ別の在庫を持ち、どちらも信用されていない、という形でも現れます。
二重管理をしている担当者に理由を聞くと、ほとんどの場合「システムの数字が合っていないから」「システムでは必要な情報が見えないから」という答えが返ってきます。つまり二重管理は、システムの数字が判断に使えないことへの、現場の合理的な対応です。Excelを禁止しても、この原因を取り除かなければ、別の形の台帳が生まれるだけです。
二重管理が生まれる5つの理由
| 理由 | 現場の言い分 | 背後にあるシステムの問題 | Excelで管理しているもの |
|---|---|---|---|
| 1. 数字が遅い | 「ERPは昨日の在庫しか出ない」 | 夜間バッチ連携、実績入力の遅れ | 当日の入出庫を加えた在庫 |
| 2. 数字が合わない | 「ERPの在庫は現物と違う」 | 計上漏れ、バックフラッシュの差異、単位換算 | 現物を数えた在庫 |
| 3. 粒度が足りない | 「ロットや置場が分からない」 | 品目×保管場所までしか持っていない | ロット別・棚別の在庫 |
| 4. 状態が分からない | 「保留品も在庫に入っている」 | ステータスの区分が粗い | 使える在庫と使えない在庫の区別 |
| 5. 入力が面倒 | 「現場では入力している暇がない」 | 入力画面が現場の作業順に合っていない | 作業後にまとめて書く記録 |
1と2はシステムの数字の正確さの問題、3と4は表現力の問題、5は入力のしやすさの問題です。原因の種類によって打ち手が違うため、まず自社の二重管理がどの理由から来ているかを、台帳の持ち主ごとに聞き取ることから始めます。
二重管理が生む差異の型
二重管理そのものも、新しい差異を生みます。代表的なのは次の3つです。
- タイミングのずれ：Excelは作業の直後に更新され、システムは翌日に更新される。会議でExcelの数字を使って判断し、システムでは別の判断（MRPの手配）が自動で走る
- 二重計上：同じ取引をExcelとシステムの両方に入力する際、どちらかで二回入力したり、訂正を片方にしか反映しなかったりする
- 正本の逆転：システムの数字が違うと分かったとき、Excelに合わせてシステムを修正する。システム側に調整取引が積み重なり、原因の追跡ができなくなる
特に3つ目は、正本がいつのまにかExcelに移っている状態です。正本の考え方は在庫の正本はどのシステムが持つかで整理しています。
解消する順序6ステップ
二重管理の解消は、次の順序で進めると後戻りが少なくなります。
- 台帳を棚卸する：システム以外にどんな在庫台帳があり、誰が、何の判断のために、どの頻度で更新しているかを一覧にする。台帳ごとに、上の表の5つの理由のどれに当たるかを書く
- 差異を測る：システムの在庫と、現物、Excelの在庫の三者を、対象品目を絞って比較する。どちらがどれだけ合っていないかを数字で示す。在庫精度の測り方は在庫精度（IRA）の測り方を参照
- 正確さの問題を先に直す：理由1と2（遅い・合わない）の原因になっている取引の計上漏れ、連携の遅れ、換算の不一致を直す。表現力を足しても、数字が合っていなければ使われない
- 表現力を足す：理由3と4（粒度・状態）に対して、ロット・棚番・ステータスをシステムで持てるようにする。どのシステムに持たせるかは境界表で決める
- 入力を作業に組み込む：理由5に対して、スキャンや設備連携で実績を取り、作業の流れの中で入力が完了するようにする
- 台帳の役割を1つずつ移して閉じる：Excelが担っていた判断（例：朝の出荷可否の確認）を、システムの画面や帳票で代替できることを担当者と確認し、その用途の更新をやめる。全台帳を一度に止めない
システムが複数あるときの二重管理
ERPとMESの両方が在庫を持ち、どちらも部分的にしか信用されていない場合は、Excelの問題ではなくシステム間の同期の問題です。この場合はステップ3で、ERPとMESのあいだの取引の連携と日次照合を先に整えます。同期の設計はERPとMESの在庫がずれる原因と同期の設計で扱っています。
また、棚卸のたびに大きな差異を一括調整している工場では、調整の承認と記録を整えることも、システムの数字への信頼を取り戻す一歩です。差異の原因の切り分けは棚卸差異の原因を取引データで切り分ける手順を参照してください。
よくある質問
小規模な工場で、Excelを正本にしてはいけませんか
システムを持たず、Excelだけで在庫を管理するのであれば、Excelが正本で問題ありません。問題になるのは、システムとExcelの両方があり、どちらが正本か決まっていない状態です。
二重管理の解消にはどれくらいの期間がかかりますか
台帳の数と原因によって大きく違います。正確さの問題（計上漏れや連携の遅れ）の修正は比較的短期間で効果が出ますが、ロットやステータスを持てるようにする表現力の追加は、システムの改修や追加導入を伴うことが多く、計画的に進める必要があります。
現場がExcelをやめない場合、どう説得すればよいですか
説得よりも、システムとExcelのどちらが現物に近いかを毎週示すほうが効果的です。Excelでしかできない判断が残っているなら、それはシステムの要件が足りていないという情報として受け止めます。
システムとExcelの在庫台帳を棚卸し、差異の原因と解消の順序を整理するご相談を承っています。
この記事に出てくる用語
在庫の正本はどのシステムにあるか
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この記事を書いた人
DELMIA Apriso を中核とした MES / 製造DX の導入・運用・人材育成と、製造業のデータ活用・AI の調査・開発・教育を手がけるITコンサルティング企業。ISO 9001:2015 / ISO 27001:2022 認証取得。 日本・中国・米国で製造業のMES・在庫・データ基盤を手がけた実務者が、計算式を検算し、欧米・中国の一次情報にあたって書いています。
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