承認ルールは「金額」「職務分離」「原因区分」の3点で決める
在庫調整（棚卸や日常の確認で見つかった差異を帳簿に反映する取引）の承認ルールは、次の3点で設計します。
- 金額による承認者の段階：差異金額が大きいほど上位の承認者にする
- 職務分離：数える人、伝票を起票する人、承認する人を別にする
- 原因区分の必須化：原因区分が空欄の伝票は起票できないようにする
承認表の一例です。金額の閾値は在庫金額の規模で変わるため、自社の調整伝票の金額分布を見て決めます。
| 1件あたりの差異金額 | 承認者 | 追加の条件 |
|---|---|---|
| 5万円未満 | 在庫管理課長 | 原因区分の記入 |
| 5万円以上50万円未満 | 製造部長または物流部長 | 経理部門の確認、再カウント記録の添付 |
| 50万円以上 | 工場長 | 経理部長の承認、原因調査の報告書 |
| 原因不明で10万円以上 | 工場長 | 金額にかかわらず保管管理の点検を指示 |
閾値を決めるときは、過去1年分の調整伝票を差異金額の順に並べ、各段階に入る件数を数えます。上位の承認者に回る伝票が月に数件程度に収まる水準にしないと、承認が形式だけになります。
原因不明の差異だけ閾値を下げているのは、原因がわかっている差異より、盗難・紛失・未把握の取引の可能性が高いからです。
伝票に残す項目
調整伝票は、後で「なぜこの数量を変えたのか」を第三者が追えるように作ります。最低限、次の項目を持たせます。
- 品目・ロケーション・ロット
- 調整前の帳簿数量、カウントした実数、調整数量、差異金額
- 原因区分（カウント誤り訂正・計上漏れ・単位換算・受入数量誤り・原因不明など）
- 根拠となったカウントの棚札番号とカウント者、カウント時刻
- 原因調査の要約（どの取引が原因だったか）
- 起票者・承認者・承認日時
ロケーション違い（同じ品目が別の棚にあった）は、調整ではなく移動の取引で訂正します。調整で消すと、ロケーション別の在庫は合っても、置き間違いという事実が記録から消えます。取引の種類の分け方は在庫トランザクションの設計で整理しています。
また、カットオフの遅れ（連携待ちの取引）による見かけの差異は、調整しないのが原則です。調整すると、遅れていた取引が計上された時点で逆向きの差異が出ます。見分け方は棚卸差異の原因を取引データで切り分ける手順を参照してください。
月次で監視する5項目と計算例
承認した調整を月次で集計し、次の5項目を在庫責任者と経理が確認します。
- 調整総額（絶対値の合計）
- 正味調整額（符号付きの合計）
- 在庫金額に対する調整総額の比率
- 原因不明の比率（原因不明の調整額 ÷ 調整総額）
- 承認待ちの件数と最長の滞留日数
ある月の調整伝票が次の5件だったとします。月末の在庫金額は2億円です。
| No | 原因区分 | 差異金額 |
|---|---|---|
| 1 | 計上漏れ（不良品の払出） | −45,000円 |
| 2 | 単位換算（受入時に箱数を個数で計上） | +38,000円 |
| 3 | 原因不明 | −22,000円 |
| 4 | 原因不明 | −9,500円 |
| 5 | 受入数量誤り | +6,000円 |
- 調整総額 ＝ 45,000 ＋ 38,000 ＋ 22,000 ＋ 9,500 ＋ 6,000 ＝ 120,500円
- 正味調整額 ＝ −45,000 ＋ 38,000 − 22,000 − 9,500 ＋ 6,000 ＝ −32,500円
- 在庫金額比 ＝ 120,500 ÷ 200,000,000 ＝ 0.060%（正味では−0.016%）
- 原因不明の比率 ＝（22,000 ＋ 9,500）÷ 120,500 ＝ 26.1%
正味の−0.016%だけを見ると問題がないように見えますが、調整総額は約4倍あり、その4分の1は原因不明です。翌月は原因不明の2件について、保管場所と取引の点検を指示することになります。
調整が滞らないための運用
承認ルールを厳しくすると、承認待ちの伝票がたまり、その間は帳簿と実数が違ったままになります。帳簿が狂った状態で発注やMRP（資材所要量計画）が動くと、欠品や過剰発注につながります。
- 承認の期限（例：起票から3営業日）を決め、超えたら上位者に通知する
- 少額の調整は、承認を月次の一括確認にまとめる（ただし原因区分は必須のまま）
- 承認者が不在のときの代理承認者を決め、代理で承認した記録を残す
- 承認を差し戻すときは理由を伝票に書き、再調査の担当と期限を指定する
よくある質問
現場の担当者が自分で調整してはいけないのですか
数えた人が自分で調整まで行うと、数え間違いも、未計上の払出も、確認されないまま帳簿から消えます。担当者の誠実さとは関係なく、誤りが残らない仕組みとして職務を分けます。少人数の拠点では、承認だけでも別の人が行うようにします。
原因区分は何種類くらいが適当ですか
5〜8種類程度が扱いやすい数です。細かく分けすぎると選び方が人によってばらつき、「その他」に集まります。「その他」が全体の1割を超えたら、区分を見直します。
調整伝票はどれくらいの期間保存すべきですか
会計帳簿の保存期間に合わせるのが基本です。法定の保存期間や監査の要請は会社の形態によって異なるため、経理部門と監査人に確認して決めます。
この記事に出てくる用語
棚卸差異をデータで切り分ける
数え間違いか、記帳漏れか、ロット混在か。差異の原因を取引ログから特定する手順 全17本
- 実地棚卸の手順：準備・カウント・差異確認・調整の4段階と14日前からの段取り
- 在庫の正本はどのシステムが持つか：ERP・MES・WMSで7属性を分ける考え方
- 循環棚卸（サイクルカウント）の設計：対象・頻度・人員を年間1万3千件の例で決める
- 在庫精度（IRA）の測り方：許容誤差の決め方と10件の計算例、標本数の目安
この記事を書いた人
DELMIA Apriso を中核とした MES / 製造DX の導入・運用・人材育成と、製造業のデータ活用・AI の調査・開発・教育を手がけるITコンサルティング企業。ISO 9001:2015 / ISO 27001:2022 認証取得。 日本・中国・米国で製造業のMES・在庫・データ基盤を手がけた実務者が、計算式を検算し、欧米・中国の一次情報にあたって書いています。
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